Modul

Filarkiv for prosedyrer og dokumentasjon

Prosedyren finnes som regel. Problemet er å finne den — i riktig versjon, når man står midt i jobben.

Problemet

Fem mapper, tre versjoner og én utskrift på veggen.

Dokumentasjon har en tendens til å spre seg. Noe ligger på fellesområdet, noe i en e-post, noe er skrevet ut og hengt opp. Når prosedyren revideres, oppdateres sjelden alle stedene.

Resultatet er at folk gjør jobben etter den versjonen de tilfeldigvis finner — og at ingen vet sikkert hvilken som gjelder.

Slik fungerer det

Ett sted, riktig versjon, lett å finne.

Alt samlet ett sted

Prosedyrer, rutiner, sertifikater og annen dokumentasjon i én struktur — ikke spredt over flere mapper og innbokser.

Alltid gjeldende versjon

Det som vises er den versjonen som gjelder. Ingen risikerer å jobbe etter et utdatert dokument.

QR rett til dokumentet

Heng en QR-kode på maskinen, i rommet eller på utstyret. Skanning åpner riktig prosedyre med én gang.

Styrt tilgang

Roller bestemmer hvem som ser hva. Sensitive dokumenter eksponeres ikke for dem det ikke angår.

Tilgjengelig på mobil

Dokumentasjonen finnes der jobben gjøres — ikke bare på en PC inne på kontoret.

Kobles til arbeidet

Dokumenter kan knyttes til sjekklister, saker og arbeidstillatelser, så de følger oppgaven de hører til.

QR og tilgjengelighet

Prosedyren der arbeidet faktisk skjer.

Den vanligste grunnen til at en prosedyre ikke følges, er ikke motvilje. Det er at den ikke er tilgjengelig i øyeblikket den trengs. En QR-kode på utstyret fjerner hele det problemet.

Skann og lesKoden åpner riktig dokument direkte på telefonen, uten leting.

Alltid oppdatertEndres prosedyren, peker koden automatisk til den nye versjonen.

Ingen utskrifter på avveieSlipper å erstatte laminerte ark hver gang noe revideres.

Fungerer for besøkendeOgså innleide og besøkende kan få tilgang til det de trenger.

Henger sammen med resten

Modulene snakker sammen.

Dokumentasjon har liten verdi løsrevet fra arbeidet. I Continua kan filer knyttes til sjekklisten som skal følges, saken som behandles eller tillatelsen som er gitt.

Continua er modulbasert: dere velger selv hvilke moduler dere vil bruke, og betaler kun for dem. Alle moduler kan prøves gratis i en testperiode.

Samme QR-koder brukes også til kontroller: QR-kontroll: dokumentasjon som beviser at kontrollen ble gjort.

Filer på sjekklistenProsedyren ligger der oppgaven utføres.

Vedlegg på sakerDokumentasjon følger avviket fra melding til lukking.

QR på fysiske punkterSamme koder som brukes til kontroll kan lede til dokumentet.

Lagret i NorgeDokumentene ligger på deres egen server, sikret og sikkerhetskopiert.

SjekklisterKnytt prosedyren til oppgaven. QR-kontrollSamme koder, flere bruksområder. Sikkerhet og backupSlik lagres dokumentene.

Ofte stilte spørsmål

Filarkiv, kort forklart.

Hvordan sikrer vi at riktig versjon brukes?

Filarkivet viser den gjeldende versjonen. Revideres dokumentet, er det den nye som vises — også bak QR-koder som allerede henger ute.

Kan vi bruke QR-koder til prosedyrer?

Ja. En QR-kode kan plasseres på utstyr, i rom eller på arbeidsplassen, og åpner riktig dokument direkte ved skanning.

Kan vi styre hvem som ser hvilke dokumenter?

Ja. Tilgang styres av roller, slik at hver enkelt ser det som er relevant for sin jobb.

Kan dokumenter knyttes til oppgaver?

Ja. Filer kan knyttes til sjekklister, saker og arbeidstillatelser, slik at dokumentasjonen følger arbeidet.

Er dokumentene tilgjengelige på mobil?

Ja. Filarkivet er tilgjengelig i mobil-appen, så prosedyren finnes der arbeidet gjøres.

Se det i praksis

Vil dere få orden på dokumentasjonen?

Fortell oss kort hvordan dere lagrer prosedyrer i dag, så viser vi hvordan det kan settes opp — helt uforpliktende.

Be om en demo